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Feb

10 Consejos para configurar tu centralita virtual

 

En el vertiginoso mundo empresarial de hoy, la comunicación eficiente es la clave del éxito. Como propietario de un negocio, sabes que la primera impresión cuenta y que cada interacción con un cliente potencial es una oportunidad para dejar una marca duradera. Con una centralita virtual, tus agentes serán menos solicitados, recibirán llamadas mejor calificadas y, en consecuencia, se perderá menos tiempo. Podemos recordar que, hace algún tiempo, un referente tecnológico como Steve Jobs dijo “Tienes que empezar con la experiencia del cliente y volver a la tecnología, no al revés” Es por eso que en Universal Telecom Experts nos hemos esforzado en perfeccionar el arte de la telefonía IP y estamos emocionados de compartir contigo nuestra guía definitiva para configurar tu centralita virtual de manera que impresione a tus clientes y optimice tu eficiencia interna.

1. Cuida tu saludo. La puerta de entrada a tu empresa.

Imagina esto: un cliente llama a tu empresa y es recibido por un saludo impersonal y genérico. ¿Qué mensaje crees que esto envía? Para establecer una conexión genuina desde el primer momento, asegúrate de que el saludo de tu centralita sea amigable, profesional y, sobre todo, personalizado. Este pequeño gesto puede marcar una gran diferencia en la percepción que tus clientes tienen de tu empresa. Ten cuidado de no utilizar un tono excesivamente serio, más bien una voz tranquila y alegre que ayude a establecer un primer vinculo y haga al usuario sentirse en confianza.

2. No utilices diferentes voces. Una voz; una marca.

La coherencia es clave en todas las interacciones con el cliente, y eso incluye la voz que utilizas en tu centralita. Evita cambiar de voces y asegúrate de que todas las grabaciones tengan el mismo tono y estilo. Esto no solo ayuda a construir una imagen de marca sólida, sino que también elimina la confusión y la inconsistencia.

3. Música moderna y profesional. El toque perfecto a la espera.

La espera puede ser tediosa, pero no tiene por qué ser aburrida. Elige cuidadosamente la música que tus clientes escucharán mientras están en espera. Opta por melodías modernas y profesionales que reflejen la personalidad de tu empresa y mantengan a tus clientes comprometidos mientras esperan ser atendidos. Así mismo, puede ser interesante invitarlos a que te sigan en redes sociales durante esta espera o incluso, incluir mensajes publicitarios, anuncios de eventos, promociones…etc. Lo que recomendamos es que tengas al menos, 2 o 3 mensajes que se vayan alternando, para que las personas que tengan que estar en espera no escuchen el mismo mensaje repetido ya que puede ser algo tedioso.

4. Simplifica tu menú de opciones. Máximo 5 opciones.

¿Alguna vez has llamado a una empresa y te has sentido abrumado por la cantidad de opciones en su menú de voz? Para evitar que tus clientes se sientan perdidos en un mar de opciones, limita el número de opciones a un máximo de cinco. Esto facilita la navegación y agiliza el proceso de atención al cliente. Recuerda que, muchas veces, menos es más. Además, te recomendamos que introduzcas el nombre de la opción previamente a la tecla vinculada ya que los que llaman, normalmente lo primero que quieren saber es a dónde van.

5. Prueba tu menú, asegúrate que no falla.

Antes de implementar tu menú interactivo, asegúrate de probarlo exhaustivamente para identificar posibles problemas de navegación o errores en las opciones. La experiencia del cliente debe ser fluida y sin contratiempos, y la única forma de garantizarlo es mediante pruebas rigurosas.

6. Supervisa de manera periódica tu centralita, es importante mantenerla en óptimas condiciones.

La supervisión regular de tu centralita es fundamental para garantizar un rendimiento óptimo. Dedica tiempo a revisar regularmente el funcionamiento de tu sistema y aborda cualquier problema o ineficiencia de manera proactiva. Recuerda, una centralita bien mantenida es una centralita eficiente.

7. Permite a tus usuarios retroceder en el menú. Dales el control sobre su experiencia.

¿Qué pasa si un cliente elige la opción incorrecta en el menú de voz? Para evitar que se sientan atrapados en un callejón sin salida, asegúrate de proporcionar opciones para retroceder en el menú. Esto les da a tus clientes el control sobre su experiencia y mejora su satisfacción general. Lo que suele funcionar muy bien, es realizar encuestas de satisfacción al final de cada llamada, así podrás realizar cambios en las diferentes opciones o parámetros de tu centralita virtual, basándote en las respuestas y comentarios de los usuarios.

8. Sé transparente con el tiempo de espera.

Aunque las esperas en muchos casos pueden ser tediosas, siempre será peor cuando le decimos al usuario que será atendido el siguiente y aún se mantiene en cola. 

9. Servicios de Asistencia Técnica durante la llamada.

Los problemas técnicos pueden surgir en cualquier momento, y es importante que tus clientes sepan que estás ahí para ayudar. Habilita un servicio de asistencia técnica directamente desde tu centralita virtual para brindar a tus clientes el soporte que necesitan cuando lo necesitan.

10. Despedidas profesionales. No solo es como se empieza, si no como se acaba también.

Tan importante como el saludo inicial es la despedida final. Al finalizar una llamada, asegúrate de despedirte cortésmente y confirmar si el cliente necesita alguna otra ayuda. Esto muestra profesionalismo y cortesía, dejando una impresión positiva en el cliente que perdurará mucho después de que cuelguen el teléfono.

En Universal Telecom Experts, nos apasiona ayudar a las empresas a mejorar su comunicación y optimizar sus operaciones. Esperamos que esta guía te haya proporcionado los conocimientos y la inspiración necesarios para configurar tu centralita virtual de manera que impresione a tus clientes y eleve tu empresa al siguiente nivel. Recuerda que estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino, desde la configuración inicial hasta el soporte continuo.

Si deseas obtener más información sobre nuestros servicios de centralita virtual o deseas explorar cómo podemos personalizar una solución para las necesidades específicas de tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. También te invitamos a seguirnos en LinkedIn para mantenerte al día con las últimas noticias y consejos en comunicaciones empresariales.

¡Gracias por confiar en Universal Telecom Experts para tus necesidades de telefonía IP y centralita virtual!

El equipo de Universal Telecom Experts.