A día de hoy, la comunicación es la columna vertebral de cualquier empresa exitosa. Por ello queremos enseñarte a como configurar tu centralita virtual en este blog. Con el aumento del trabajo remoto y la expansión global haciendo que las empresas tengan cada vez más presencia internacional, mantener una comunicación clara y eficiente puede ser un desafío. Aquí es donde entra en juego una herramienta como la centralita virtual. Una centralita virtual no solo optimiza las operaciones de comunicación interna y externa, sino que también ofrece flexibilidad, escalabilidad y una integración perfecta con otras herramientas digitales como son los CRM. Sin embargo, configurar una centralita en la nube puede parecer una tarea intimidante, especialmente si no estás familiarizado con la tecnología de telecomunicaciones. Pero no te preocupes, hemos simplificado el proceso para ti. Esta guía rápida está diseñada para ayudarte a poner en marcha tu centralita virtual de manera simple pero funcional, asegurándote que puedas aprovechar sus capacidades desde el primer día.
Te proporcionaremos los pasos esenciales para configurar numeraciones, extensiones y horarios, y mencionaremos cómo puedes maximizar el uso de grupos de llamadas y colas para mejorar aún más tus comunicaciones. Sigue leyendo para descubrir cómo puedes configurar tu centralita virtual de manera rápida y sin complicaciones, y transforma la forma en que tu negocio se comunica a partir de hoy mismo.
1. Configurar Numeración.
Accede a la opción “Numeraciones” en el menú PBX de tu centralita virtual. Selecciona “Nueva numeración” y elige el número de teléfono que asignarás a la centralita. Define si la centralita gestionará solo llamadas entrantes o también salientes. Configura el horario de operación y las acciones específicas para días festivos en la sección correspondiente.
2. Definir Extensiones.
Dirígete a “Extensiones” dentro del menú PBX y selecciona “Nueva Extensión”. Rellena los detalles requeridos: número interno, nombre del usuario, credenciales de acceso, y email para notificaciones. Ajusta configuraciones como tiempo de ring, estado de actividad, y si se desea, opciones como grabación de llamadas y captura de llamadas.
3. Establecer Horarios.
Crea o modifica horarios en la sección correspondiente dentro de PBX. Estos horarios determinarán cómo se gestionan las llamadas en diferentes momentos del día o en días festivos.
Mención a Grupos de Llamadas y Colas
Si necesitas que las llamadas sean dirigidas a departamentos específicos, considera crear grupos de llamadas. Esto permite que las llamadas sean atendidas de manera más eficiente por un conjunto de extensiones asignadas. Colas: Para manejar un alto volumen de llamadas entrantes, configura colas. Las llamadas se mantendrán en espera hasta que un agente esté disponible, asegurando que todas sean atendidas de acuerdo al orden de llegada.
Tips: Prueba las configuraciones realizadas para asegurar su correcto funcionamiento e instruye a tu equipo sobre cómo manejar la nueva configuración y las funcionalidades disponibles.
Con esta breve configuración podrás poner en marcha tu centralita virtual y empezar a utilizarla desde este mismo momento.
¿Quieres más? No te preocupes.
Si eres un usuario más avanzado, tenemos para ti un amplio abanico de posibilidades para configurar tu centralita virtual y que podrás descubrir en nuestro “Manual de configuración de Centralita Virtual”, que podrás descargar haciendo clic aquí.
¿Pensando en integrar un CRM con tu Centralita en la nube? Descubre la posibilidad que te damos de integrar Clientify con nuestra PBX Virtual. Ahora te lo ponemos más fácil que nunca, olvídate de Api Keys y demás aspectos técnicos que complican la integración y hazlo prácticamente en un clic. Sigue leyendo para descubrir como integrar Clientify en nuestra Centralita Virtual y por qué deberías hacerlo.
Para quien no lo conozca, Clientify es una plataforma de gestión de relaciones con clientes que ayuda a las empresas a automatizar la interacción con sus clientes, gestionar leads y analizar datos para tomar mejores decisiones. Al integrar Clientify con nuestra Centralita Virtual, puedes lograr una integración que ayude enormemente a optimizar procesos en tu empresa.
¿Qué beneficios puede ofrecerte?
- Mejora en la eficiencia de la comunicación: tendrás toda la información del cliente disponible en un solo lugar. Cuando recibas una llamada de un cliente, podrás ver inmediatamente su historial completo, incluyendo cualquier interacción previa como mensajes, otras llamadas…etc. Esto permite que tus equipos puedan responder de manera más personalizada ya que tendrán más información en su poder.
- Automatización de procesos: reduce la necesidad de ingresar datos manualmente. Las llamadas se registrarán de manera automática en Clientify, asegurando que toda la información esté actualizada. Esto, también ayudará a reducir la posibilidad de errores.
- Seguimiento de interacciones: podrás seguir cada llamada, mensaje o interacción que el usuario haya hecho. Así como el canal de búsqueda que el usuario ha utilizado para contactarte, analizando todos estos datos podrás establecer futuras estrategias de marketing y ventas mejor orientadas. En otras palabras, os ayudará a comprender mejor los comportamientos de los clientes.
- Acceso inmediato a información: durante las llamadas, tu personal o tú, podréis acceder y actualizar la información del cliente en tiempo real.
Si estáis interesados en realizar la integración de Clientify con nuestra Centralita Virtual, no dudéis en echarle un vistazo al siguiente vídeo, en el que os explicamos de manera breve cómo hacerlo.
Esperamos que este blog te haya sido de ayuda para configurar tu centralita virtual y empezar a sacar partido a vuestra Centralita Virtual, si te queda cualquier tipo de duda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de resolver cualquier pregunta que tengas.
