IVR y menús de voz
Locución de bienvenida con opciones («pulse 1 para ventas») que enruta cada llamada al departamento o agente correcto.
Guía completa · centralita virtual
Centralita virtual: qué es, cómo funciona, funciones y precios
Guía completa 2026 para entender la centralita virtual, comparar con la centralita física, saber cuánto cuesta y elegir proveedor. Por Universal Telecom, operador de telefonía IP en España desde 2005.
¿Qué es una centralita virtual?
Una centralita virtual es un sistema telefónico alojado en la nube que gestiona las llamadas de una empresa a través de internet: recibe, enruta, transfiere y graba llamadas con extensiones, menús de voz y colas, sin hardware en la oficina. Se contrata por usuario y mes, se administra desde un panel web y funciona desde el móvil, el ordenador o un teléfono IP.
También se conoce como centralita en la nube, PBX virtual, centralita IP o centralita VoIP. Sustituye a la centralita física tradicional (PBX) y a las líneas RDSI, que ya no se instalan en España.
En resumen
- Una centralita virtual gestiona las llamadas de tu empresa desde la nube, sin hardware ni instalación.
- Funciona sobre VoIP/SIP: solo necesitas internet y una app en el móvil, el ordenador o un teléfono IP.
- Incluye IVR, colas, extensiones, grabación, horarios, estadísticas e integración con WhatsApp, CRM e IA.
- Cuesta 12 €/usuario/mes (10 € con pago anual) o 19 € con la IA incluida, sin mínimo de usuarios y sin permanencia.
- Universal Telecom es operador de telefonía IP en España desde 2005 y la deja configurada en 24-48 h.
¿Cómo funciona una centralita virtual?
Una centralita virtual funciona mediante VoIP (voz sobre IP): convierte la voz en paquetes de datos y los transmite por internet usando el protocolo SIP. El operador aloja la centralita en sus servidores, recibe las llamadas en tus números y aplica las reglas que has configurado antes de entregarlas al dispositivo de cada agente.
- El cliente llama a tu número. La llamada entra por la red del operador y llega a la centralita en la nube.
- La centralita aplica tus reglas. Comprueba el horario, reproduce el IVR y selecciona la cola o extensión de destino.
- La llamada suena en el agente. En la app del móvil, el ordenador o un teléfono IP, en la oficina o en remoto.
- Se registra todo. Grabación, duración, resultado y, si lo activas, transcripción y resumen con IA en el CRM.
Las llamadas salientes recorren el camino inverso y salen con tu número de empresa. Si quieres conectar una centralita que ya tienes con la red telefónica, la alternativa es un SIP trunk; y para tener presencia en otras ciudades o países basta con añadir un número virtual.
¿Qué funciones tiene una centralita virtual?
Las funciones básicas de cualquier centralita virtual son IVR, colas, extensiones, desvíos, grabación, horarios y estadísticas. Las modernas añaden softphone, WhatsApp, CRM e inteligencia artificial. Estas diez son las que más pesan al elegir:
Colas y grupos de llamada
Reparte las llamadas entrantes entre varios agentes con estrategias de salto, tiempos de espera y música.
Extensiones y desvíos
Una extensión por usuario, con desvíos por horario, ocupado, no disponible o a móvil externo.
Grabación de llamadas
Graba, almacena y consulta las conversaciones para control de calidad, formación y cumplimiento.
Horarios y festivos
Calendario de atención con mensajes automáticos y buzón fuera de horario, por departamento.
Estadísticas en tiempo real
Panel con llamadas atendidas, perdidas, tiempos de espera y rendimiento por agente o cola.
Softphone y app móvil
Llama y recibe con tu número de empresa desde el móvil o el ordenador; ideal para teletrabajo.
WhatsApp integrado
Atiende el WhatsApp de la empresa desde la misma app, con varios agentes y un único número.
Integración con CRM
Abre la ficha del cliente al sonar la llamada, registra la actividad y llama con un clic desde el CRM.
Análisis con IA
Transcripción, resumen y calificación automática de cada llamada para supervisar sin escuchar todo.
Más detalle: WhatsApp en la centralita · integración con CRM · análisis de llamadas con IA · automarcador
Centralita virtual vs centralita física: ventajas
La centralita virtual elimina la inversión inicial, el mantenimiento y la dependencia de la oficina; la centralita física (PBX tradicional) ofrece control local del hardware a cambio de rigidez y coste. Para la mayoría de pymes y autónomos, la virtual es más barata, más rápida de implantar y más flexible.
| Criterio | Centralita virtual | Centralita física / PBX |
|---|---|---|
| Inversión inicial | Ninguna: pago mensual por usuario | Compra del equipo, tarjetas y licencias |
| Instalación | 24-48 h, sin obras ni técnicos in situ | Semanas: cableado, instalación y configuración |
| Mantenimiento | Incluido; actualizaciones automáticas | Contrato de mantenimiento y repuestos |
| Escalabilidad | Añade o quita usuarios en minutos | Limitada por puertos y licencias del equipo |
| Movilidad y teletrabajo | App en móvil y ordenador en cualquier lugar | Ligada a la oficina; extensiones remotas complejas |
| Integraciones | WhatsApp, CRM, IA y API nativas | Módulos adicionales de pago o inexistentes |
| Continuidad | Redundancia en la nube; desvío automático a móvil | Si cae la oficina o el equipo, cae la telefonía |
| Coste mensual típico | 12-19 €/usuario, llamadas por segundos | Líneas + mantenimiento + amortización del equipo |
Amplía la comparativa en centralita virtual vs centralita física y centralita virtual vs PBX tradicional.
¿Para quién es una centralita virtual?
Para cualquier negocio que reciba o emita llamadas con más de una persona, o que quiera un número de empresa profesional en el móvil. Estos son los perfiles donde más rinde:
Pymes y startups
Número de empresa único, extensiones para todo el equipo y crecimiento usuario a usuario sin cambiar de sistema.
Autónomos
Separa el teléfono personal del profesional con un número fijo en el móvil desde 15€/mes.
Call center y ventas
Colas, automarcador, grabación y estadísticas para equipos de atención y ventas por teléfono.
Despachos profesionales
Horarios, desvíos por profesional, grabación y registro automático de llamadas en el CRM.
Clínicas y salud
IVR para citas, colas por especialidad y mensajes fuera de horario sin perder pacientes.
Equipos remotos
Cada persona atiende desde donde esté con la app; el cliente siempre llama al mismo número.
¿Cuánto cuesta una centralita virtual?
En Universal Telecom la centralita virtual tiene dos planes y una sola diferencia: la IA. La centralita completa cuesta 12 € por usuario al mes (10 € con pago anual); la centralita con IA —cada llamada transcrita, resumida, etiquetada y buscable— cuesta 19 € por usuario al mes (15 € con pago anual). Sin mínimo de usuarios, sin permanencia y con la grabación dentro de la cuota. Precios sin IVA.
| Qué incluye | Centralita 12 € por usuario/mes 10 € con pago anual | Centralita con IA 19 € por usuario/mes 15 € con pago anual |
|---|---|---|
| Extensiones para todo el equipo | Incluido | Incluido |
| IVR y colas de llamadas | Incluido | Incluido |
| Grabación de llamadas incluida | Incluido | Incluido |
| App móvil y webphone | Incluido | Incluido |
| Integración con CRM | Incluido | Incluido |
| Sin mínimo de usuarios | Incluido | Incluido |
| Sin permanencia | Incluido | Incluido |
| IA: transcripción, resumen, etiquetado y buscador de llamadas La única fila que cambia entre los dos planes | No incluido | Incluido |
La portabilidad de tus números es gratuita en los dos planes. Detalle y contratación en planes de centralita virtual para empresas, todos los precios y qué factores influyen en el precio.
El alta, con dos puertas
Montarla tú es gratis. Que te la dejemos funcionando, no. Sin letra pequeña:
0 €
Te la montas tú desde el panel
Alta online: creas extensiones, horarios, menús y desvíos desde el panel web y estrenas número en minutos. La portabilidad de tus números también es gratis.
60 €
Te la dejamos operativa en 5 días laborables
Nuestro equipo configura extensiones, IVR, colas, horarios y terminales, y prueba contigo las llamadas antes de arrancar.
Lo que acompaña a la cuota
- Número geográfico
- 2 €/mes · el primero está incluido
- Llamadas nacionales
- 0,012 €/min a fijo · 0,024 €/min a móvil, por segundos y sin establecimiento
- Bono nacional
- 39 €/mes · 2.000 minutos a fijos y móviles
Frente a Aircall y Ringover: la comparación honesta
Lo que separa a los proveedores no suele ser la cuota, sino la letra pequeña: mínimos de licencias, permanencias y qué parte de la IA entra en el precio. Datos tomados de las páginas públicas de precios de cada proveedor el 17 de septiembre de 2026.
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Aircall
Cobra por licencia con un mínimo de 3: un equipo de dos personas paga tres licencias. Su plan básico cuesta 30 $ por licencia al mes con facturación anual, y en ese plan la IA (AI Assist) y la analítica avanzada (Analytics+) son módulos que se contratan aparte.
Fuente: aircall.io/pricing
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Ringover
Todos sus planes llevan compromiso de 12 meses, y el precio por usuario sube si pagas mes a mes. En su favor: incluye transcripción y resúmenes con IA en todos los planes; sus complementos avanzados de IA se contratan aparte.
Fuente: ringover.es/tarifas
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Universal Telecom
Sin mínimo de usuarios, sin permanencia y con la grabación dentro de la cuota: 12 €/usuario/mes, o 19 € con la IA incluida. El alta es de 0 € si te la montas tú desde el panel.
El tercer peldaño: un agente que contesta por ti
La misma plataforma sube en tres peldaños. Los dos primeros son la centralita que acabas de ver; el tercero vive en UTIO, nuestra marca de agentes de IA: el mismo motor que transcribe tus llamadas puede, el día que quieras, contestarlas.
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Centralita
12 €/usuario/mes
Tu telefonía, ordenada
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Centralita con IA
19 €/usuario/mes
Y además cada llamada transcrita, resumida y buscable
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Agente que contesta
149 €/mes
Y además ya no hace falta que la cojas
Conocer el agente de voz de UTIO →
¿Cómo elegir un proveedor de centralita virtual?
Elige un operador con numeración propia, sin permanencia, con portabilidad gratuita, app incluida, integraciones nativas y soporte en España. Este checklist resume lo que debes confirmar antes de firmar:
- Operador con licencia y numeración propia (registrado en la CNMC), no solo revendedor.
- Portabilidad de tus números actuales sin coste y sin cortes.
- Sin permanencia ni cuota de alta; precio por usuario claro y con IVA indicado.
- App para móvil y ordenador incluida, y compatibilidad con teléfonos IP.
- Integraciones nativas: WhatsApp, CRM y análisis de llamadas con IA.
- Soporte técnico en España, en horario laboral, con configuración inicial incluida.
- Estadísticas y grabación accesibles desde un panel web sin software adicional.
- Minutos incluidos suficientes y tarifas internacionales transparentes.
Guía ampliada: cómo elegir el mejor proveedor de centralita virtual.
Portabilidad y puesta en marcha: pasos
Poner en marcha una centralita virtual lleva entre 24 y 48 horas; si portas tus números, el cambio definitivo se completa en 1-5 días hábiles sin perder la línea. El proceso, en cinco pasos:
- Alta y diseño del esquema de llamadas. Nos cuentas cómo atiendes hoy (departamentos, horarios, quién recibe qué) y diseñamos el IVR, las colas y las extensiones.
- Portabilidad de números. Firmas la solicitud de portabilidad y tramitamos el traslado de tus números fijos y móviles. Tarda entre 1 y 5 días hábiles y no pierdes el número.
- Configuración de la centralita. Creamos usuarios, grabamos locuciones, definimos horarios y desvíos. Puedes ajustarlo todo después desde el panel web.
- Instalación de la app. Cada usuario descarga el softphone en el móvil o el ordenador e inicia sesión. Si usas teléfonos IP, se autoprovisionan.
- Pruebas y arranque. Probamos llamadas entrantes, salientes, transferencias y grabación. Cuando la portabilidad se ejecuta, la centralita ya está atendiendo.
Consulta la guía de configuración paso a paso y las recomendaciones de seguridad en tu centralita virtual.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre la centralita virtual
¿Qué es una centralita virtual?
Una centralita virtual es un sistema telefónico alojado en la nube que gestiona las llamadas de una empresa (extensiones, menús de voz, colas, desvíos y grabación) a través de internet. Sustituye a la centralita física: no requiere hardware ni instalación y se administra desde un panel web.
¿Cómo funciona una centralita virtual?
Convierte la voz en datos mediante VoIP y la transmite por internet con el protocolo SIP. Los servidores del operador reciben la llamada en tu número, aplican las reglas que has definido (horario, IVR, cola) y la entregan a la app o teléfono IP del agente, esté donde esté.
¿Cuánto cuesta una centralita virtual?
En Universal Telecom hay dos planes con una sola diferencia, la IA: Centralita por 12 €/usuario/mes (10 € con pago anual) y Centralita con IA por 19 €/usuario/mes (15 € con pago anual), sin IVA, sin mínimo de usuarios y sin permanencia. El alta cuesta 0 € si te la montas tú desde el panel, o 60 € si te la dejamos operativa en 5 días laborables.
¿Qué diferencia hay entre una centralita virtual y una centralita física?
La centralita física (PBX) es un equipo instalado en la oficina que exige inversión inicial, mantenimiento y líneas tradicionales. La virtual vive en la nube, se paga por uso mensual, se configura en minutos, crece sin obras y permite trabajar desde cualquier lugar con el mismo número.
¿Puedo mantener mi número de teléfono actual?
Sí. La portabilidad permite trasladar tus números fijos y móviles a la centralita virtual sin cambiarlos. Universal Telecom tramita la portabilidad sin coste; el proceso tarda entre 1 y 5 días hábiles y tu línea sigue funcionando hasta el momento del cambio.
¿Necesito comprar teléfonos u otro equipamiento?
No. Basta con una conexión a internet y el softphone (app para móvil y ordenador) incluido en el plan. Si prefieres teléfonos de sobremesa, la centralita es compatible con terminales IP estándar, que se configuran automáticamente.
¿Qué conexión a internet necesito?
Una llamada VoIP consume unos 100 kbps por conversación simultánea, así que cualquier fibra o 4G/5G sirve. Lo importante es la estabilidad: latencia baja y sin cortes. Para más de 10 llamadas simultáneas se recomienda fibra dedicada o priorizar la voz en el router (QoS).
¿Se integra con WhatsApp y con mi CRM?
Sí. El WhatsApp de empresa se atiende desde la misma app de la centralita, con varios agentes y un solo número. La integración con CRM muestra la ficha del cliente al recibir la llamada, registra la actividad y permite llamar con un clic desde el propio CRM.
¿Es segura una centralita virtual?
Sí, si el operador cifra la señalización y la voz (TLS/SRTP), exige contraseñas robustas por extensión, limita destinos internacionales y monitoriza patrones de fraude. Los datos se alojan en centros de datos en la UE conforme al RGPD y se aplican copias de seguridad de la configuración.
¿Cuánto se tarda en poner en marcha una centralita virtual?
La centralita queda configurada en 24-48 horas desde el alta: usuarios, IVR, horarios y locuciones. Si portas tus números, el cambio efectivo llega en 1-5 días hábiles. Mientras tanto puedes usar un número nuevo y probar el sistema sin afectar a tu operativa.
Más sobre centralita virtual
Artículos del blog de Universal Telecom que amplían cada apartado de esta guía.
- ¿Qué es una centralita virtual y cómo funciona?
- Cuánto cuesta una centralita virtual y qué factores influyen en el precio
- Centralita virtual vs. centralita física: ¿cuál es mejor?
- Centralita virtual vs. PBX tradicional: ventajas y desventajas
- Cómo elegir el mejor proveedor de centralita virtual para tu empresa
- Guía de configuración de una centralita virtual paso a paso
- Seguridad en tu centralita virtual: cómo proteger tu empresa
- ¿Por qué la centralita virtual es ideal para autónomos?
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Te la montas tú gratis desde el panel, o te la dejamos operativa en 5 días laborables por 60 € con tus números, tu WhatsApp y tu CRM. Sin permanencia.