Cómo alcanzar el éxito en una reunión virtual

Al igual que el trabajo en remoto, las reuniones virtuales están siendo un medio muy eficaz y productivo para las empresas a la hora de tener una buena comunicación con todo el equipo desde cualquier lugar, en este articulo le daremos tips de Cómo alcanzar el éxito en una reunión virtual

Estos encuentros laborales han surgido sobre todo a raíz de la pandemia por el COVID-19. Un cambio que nos ha obligado a actualizarnos de una forma vertiginosa para así, adaptar nuestro trabajo a las nuevas necesidades.

¿Qué es una reunión virtual?

Una reunión virtual no es lo mismo que una reunión presencial. La finalidad es la misma, pero la diferencia es que las reuniones virtuales se hacen mediante una plataforma online.

Normalmente este encuentro digital es citado por una o más personas para llegar a determinados acuerdos, exponer ventajas y desventajas sobre proyectos o abordar temas profesionales pertinentes.

Hoy traemos las claves para conseguir que todo salga a la perfección:

1. LLEGAR TEMPRANO A LAS REUNIONES VIRTUALES

Sabemos que llegar temprano o puntual a una reunión para muchos es un reto. En el caso de las reuniones virtuales es más importante todavía. Lo último que queremos es que los participantes pierdan el interés o se desconecten.

Es esencial comprobar que todo está listo antes de que comience la reunión virtual. Cuando decimos que todo este listo nos referimos a que el micrófono funcione correctamente, que el dispositivo donde vamos a realizar la reunión tenga batería y que la cámara este bien colocada. ¡Y sobre todo asegúrate de tener conexión a internet!

2. ESTABLECER REGLAS BÁSICAS Y OBJETIVOS

Es importante planificar, dirigir y coordinar para conseguir el éxito en las citas virtuales.

Preparar la reunión con tiempo suficiente
Convocar a los participantes y mostrar su nombre antes de hablar
Elaborar un planning para enviarlo a todos los asistentes
La persona al mando de la reunión debe dirigir el proceso de los debates
No permitir que nadie incite a tener un mal clima en el encuentro.

Por otro lado, es importante la escucha activa durante la reunión para saber qué pasos tenemos que dar. Si el coordinador o jefe pide que silenciemos los micrófonos debemos hacerlo. Al igual que si prefiere que todos los participantes tengan la cámara encendida para que haya un ambiente más distendido.

3. LOS BENEFICIOS DE UNA AGENDA

La buena organización mediante una agenda va a dar buenos resultados a todas las reuniones virtuales que tengas programadas.

Asimismo, enviar una invitación a todos los participantes de la reunión para que confirmen o no su asistencia facilitará el trabajo. Este recurso ayudará a planificar la semana y disminuir las ausencias gracias al sistema de recordatorios.

¡Llegareis a vuestros acuerdos firmes de forma ágil!

4. EMPLEAR LA TECNOLOGÍA ADECUADA

Es imposible poder realizar una conferencia virtual si no dispones de la tecnología adecuada. Tienes multitud de opciones para elegir, solo tienes que buscar la que más se adecue a tu negocio.

Dichas reuniones virtuales además de suponer un ahorro en el coste del desplazamiento son posibles gracias a videoconferencias o videollamadas por las plataformas de WhatsApp, Skype, Zooms o Teams. Si no dispones del presupuesto empresarial necesario son ideales ya que son gratuitas.

Debes tener en cuenta los siguientes puntos para asegurarte que la plataforma elegida es la correcta:

Los integrantes deben descargarse la aplicación
El equipo debe saber utilizar la plataforma elegida
Es imprescindible disponer de video y audio
Los participantes deben unirse mediante un enlace a través de un código de acceso
Poder compartir la pantalla con todos
Poder silenciar a cualquier integrante en caso de que este emitiendo ruidos

5. USO DEL CHAT PARA LA BUENA COMUNICACIÓN DEL EQUIPO

Otros prefieren llamarlo “charla de máquina de café”. Con esto nos referimos a que es importante mantener una conversación antes de una reunión virtual para que el equipo se sienta vinculado. Podríamos decir que se asemeja a un equipo de baloncesto antes de salir a la cancha.

Muchas veces con un simple “como estas” podemos conseguir que los empleados se sientan respaldados y participes en la empresa. Son gestos sencillos que van a motivar a los trabajadores y a que den buenos resultados. ¡Deja a un lado las conversaciones tan aburridas sobre covid!