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Feb

Configurar horarios en tu centralita virtual.

Actualmente, el mundo empresarial es altamente competitivo, por lo que la atención al cliente se ha convertido en un factor diferenciador clave. La forma en que una empresa interactúa con sus clientes puede influir significativamente en su éxito a largo plazo. Uno de los aspectos fundamentales de una atención al cliente eficiente es configurar tus horarios en tu centralita virtual.

Aún hay personas que puede que no tengan claro, qué es una Centralita Virtual, pero no os preocupéis. ¡Para eso estamos nosotros!

Una centralita virtual es un sistema de telefonía que funciona a través de la tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol), que permite transmitir la voz como datos a través de Internet. De esta forma, se elimina la necesidad de contar con una línea telefónica tradicional y un equipo físico de centralita, lo que reduce los costes y las limitaciones de la telefonía convencional.

Una centralita virtual se aloja en la nube, es decir, en servidores remotos que se encargan de gestionar las llamadas entrantes y salientes de la empresa. El usuario solo necesita disponer de un dispositivo con conexión a Internet (ordenador, móvil, Tablet, teléfono IP, etc.) y un software o aplicación que le permita acceder a la centralita virtual.

Una centralita virtual ofrece una serie de ventajas frente a una centralita tradicional, en este blog nos vamos a centrar en concreto en un aspecto relacionado con la funcionalidad y es: la posibilidad de configurar tus horarios de servicio.

La importancia de los horarios de servicio

Imagina la frustración de un cliente que intenta comunicarse con una empresa y recibe una respuesta automatizada indicando que están fuera de horario, aunque el tema de las locuciones lo dejaremos para un próximo post. Mejor vayamos poco a poco.

Esto no solo puede generar una experiencia negativa, sino que también puede llevar a la pérdida de negocios y dañar la reputación de la empresa. Por otro lado, contar con horarios de servicio claros y bien definidos puede marcar la diferencia entre un cliente satisfecho y uno insatisfecho.

 Beneficios de una configuración eficaz

 Configurar adecuadamente los horarios de servicio en una centralita virtual ofrece una serie de beneficios tanto para la empresa como para los clientes. En primer lugar, ayuda a organizar el flujo de llamadas de manera más eficiente, lo que permite una distribución equitativa de la carga de trabajo entre los empleados. Esto, a su vez, puede mejorar la productividad y reducir los tiempos de espera para los clientes.

Además, establecer horarios de servicio claros puede mejorar la satisfacción del cliente al garantizar que puedan contactar a la empresa durante los momentos más convenientes para ellos. Esto puede contribuir a una experiencia general más positiva y fortalecer la lealtad del cliente hacia la empresa.

Por último, una configuración adecuada de los horarios de servicio puede ayudar a optimizar los recursos de la empresa al asegurar que el personal esté disponible cuando más se necesita. Esto puede conducir a una mayor eficiencia operativa y ahorros en costos a largo plazo.

Pasos para configurar los horarios de servicio

Aunque cada sistema de centralita virtual puede tener sus propias características y opciones de configuración, los pasos básicos para configurar los horarios de servicio suelen ser similares. Aquí hay una guía paso a paso:

  1. Accede al Panel de Administración: Inicia sesión en el panel de administración de tu centralita virtual utilizando tus credenciales de administrador.
  2. Localiza la opción de configuración de horarios: Busca la sección o menú dedicado a la configuración de horarios de servicio de tu centralita virtual. Esto puede variar según el proveedor de la centralita virtual. En nuestro caso, al abrir el desplegable de PBX tendrás que hacer clic en “Aplicaciones” donde podrás encontrar “Condiciones de horario”.
  3. Define los horarios de Atención al Cliente: Establece los horarios de servicio para cada día de la semana, especificando la hora de inicio y finalización de la atención al cliente. Asegúrate de tener en cuenta las diferencias de zona horaria si tu empresa opera en múltiples ubicaciones. Para el caso de los días festivos, en el mismo menú podremos encontrar una sección llamada “Días festivos” donde podremos ir añadiendo los días que serán festivos para nuestro caso, para que la centralita los pueda identificar como fuera del horario de servicio.
  4. Guarda los cambios y verifica: Una vez que hayas configurado los horarios de servicio según tus preferencias, guarda los cambios y realiza pruebas para asegurarte de que se hayan aplicado correctamente. Es importante verificar que la centralita virtual esté respondiendo según lo programado para evitar problemas de comunicación con los clientes.

Consejos para una configuración eficaz

Además de seguir los pasos básicos para configurar los horarios de servicio, hay algunos consejos adicionales que pueden ayudarte a optimizar esta función y mejorar aún más la experiencia del cliente:

  • Flexibilidad: Aunque es importante tener horarios de servicio consistentes, también es importante ser flexible y adaptarse a las necesidades cambiantes de los clientes. Considera la posibilidad de ofrecer horarios extendidos en días de alta demanda o ajustar los horarios según las temporadas o eventos especiales.
  • Comunicación clara: Asegúrate de comunicar claramente los horarios de servicio en todos los puntos de contacto con el cliente, como el sitio web, los perfiles de redes sociales y los mensajes de correo electrónico. Esto ayudará a evitar confusiones y garantizará que los clientes sepan cuándo pueden esperar una respuesta de tu empresa.
  • Monitoreo y optimización continuos: Una vez que hayas configurado los horarios de servicio, es importante monitorear regularmente su efectividad y realizar ajustes según sea necesario. Mantente atento a las tendencias de llamadas y comentarios de los clientes para identificar áreas de mejora y asegurarte de que los horarios de servicio sigan cumpliendo con las expectativas de los clientes.

En resumen, configurar adecuadamente los horarios de servicio en tu centralita virtual es fundamental para proporcionar una experiencia excepcional al cliente. Al seguir los pasos mencionados anteriormente y tener en cuenta los consejos proporcionados, puedes garantizar una atención al cliente eficiente, mejorar la satisfacción del cliente y optimizar la operación de tu empresa. Recuerda que los horarios de servicio no solo son una herramienta para gestionar las llamadas entrantes, sino también una oportunidad para fortalecer las relaciones con tus clientes y diferenciarte de la competencia.