Mensajería
Fax virtual
También llamado: fax por internet, fax online, fax to email, fax IP
Definición
Un fax virtual es un servicio que envía y recibe faxes por internet, sin máquina ni línea analógica. Los faxes entrantes llegan como PDF al correo o a un portal, y los salientes se envían desde un documento digital.
El fax parece cosa del pasado, pero en algunos sectores sigue llegando. El fax virtual permite seguir recibiéndolo y enviándolo sin mantener una máquina y una línea solo para eso.
¿Qué es un fax virtual?
Es un fax sin aparato. Conservas un número de fax, pero la transmisión la hace un servidor en internet. Tú solo trabajas con documentos digitales: PDF que llegan y PDF que envías.
Se le llama también fax por internet, fax online o fax to email, por la forma más común de usarlo: los faxes entrantes llegan al correo electrónico como adjunto. Algunos servicios permiten también enviar escribiendo un email a una dirección especial con el documento adjunto.
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Centralita Virtual
- Con IA (19 €) cada llamada transcrita y buscable
- WhatsApp integrado por 10 €/mes
- Sin mínimo de usuarios y sin permanencia
desde 12 €/usuario/mes + IVA
Ver planesCómo funciona
Para quien te envía el fax nada cambia: marca tu número desde su máquina, como siempre. La diferencia está en tu lado.
- Recepción. La llamada de fax llega al servidor del proveedor, que hace de máquina receptora. Convierte las páginas en un PDF.
- Entrega. El PDF se envía a uno o varios correos, o queda en un portal web, con fecha, hora y número de origen.
- Envío. Subes un documento o lo mandas por email. El servidor lo convierte al formato de fax y llama al número de destino, que lo recibe en papel o en su propio sistema.
- Justificante. El servicio guarda el resultado de cada envío: si se completó, cuántas páginas y cuándo.
Si en vez de un servicio en la nube quieres seguir usando una máquina de fax sobre una red VoIP, entra en juego el protocolo T.38. El fax analógico tolera mal la pérdida de paquetes, y T.38 lo transporta como datos para que llegue completo. Para conectar el aparato a la red IP se usa una pasarela VoIP o un adaptador.
Ejemplo
Una gestoría de Zaragoza da de baja su línea analógica al pasar la telefonía a la nube. Pero algunos clientes y un par de proveedores todavía le envían documentos por fax.
Contrata un fax virtual con un número propio y configura que los faxes lleguen al buzón compartido de administración. Ya no hay que vigilar si queda papel ni recoger hojas de la bandeja, y los documentos se archivan directamente en la carpeta del cliente. Cuando necesita enviar uno, lo hace desde el ordenador.
Cómo te afecta en tu empresa
Universal Telecom no ofrece fax virtual: la centralita virtual gestiona las llamadas de voz de tu empresa. Si al migrar tu telefonía a la nube todavía dependes del fax, revisa qué números lo reciben antes de hacer la portabilidad, para dejarlos con un proveedor de fax y no perderlos.
Preguntas frecuentes
¿Se puede recibir un fax sin tener máquina de fax?
Sí. Con un servicio de fax virtual tienes un número de fax y los documentos que te envían llegan como PDF a tu correo electrónico o a un portal web. Puedes leerlos, guardarlos o reenviarlos sin imprimir nada.
¿Funciona el fax con una línea VoIP?
Puede funcionar, pero no siempre bien. El fax tradicional es muy sensible a la pérdida de paquetes y al jitter, así que en VoIP conviene usar el protocolo T.38 o un servicio de fax virtual que convierta el fax en un fichero.
¿Sigue teniendo validez enviar un fax?
Algunos organismos, notarías, hospitales y proveedores todavía lo aceptan o lo piden, porque deja un justificante de transmisión. Qué valor tiene en cada trámite depende de quien lo recibe, así que consúltalo con ellos.
Términos relacionados
- VoIP VoIP (Voice over Internet Protocol, voz sobre IP) es la tecnología que convierte la voz en paquetes de datos y la transmite por internet o por una red IP, en lugar de por la red telefónica tradicional. Es la base de la telefonía IP, la centralita virtual y el SIP trunk.
- Número virtual Un número virtual es un número de teléfono que no está ligado a una línea física: funciona por internet (VoIP) y suena donde tú decidas, en una app del móvil, en el ordenador o en una centralita. Puede ser de tu ciudad, de otra provincia o de otro país.
- PSTN (red telefónica conmutada) La PSTN (Public Switched Telephone Network), en español red telefónica conmutada o RTC, es la red pública de telefonía que conecta los teléfonos fijos y móviles del mundo. Tradicionalmente reservaba un circuito por llamada; hoy su núcleo es casi todo digital e IP.
- Pasarela VoIP Una pasarela VoIP (gateway) es un equipo que traduce entre la telefonía tradicional y la telefonía IP. Permite conectar teléfonos analógicos, faxes, centralitas RDSI o tarjetas SIM a un servicio SIP, de modo que equipos antiguos funcionen con una centralita IP o un SIP trunk.