Centralita
Buzón de voz
También llamado: contestador, contestador automático, voicemail, mensaje de voz, buzón
Definición
Un buzón de voz es un servicio que contesta las llamadas que no se atienden, reproduce un saludo y graba el mensaje de quien llama para escucharlo después. En una centralita, cada extensión, grupo o departamento puede tener su propio buzón.
Una llamada sin respuesta no tiene por qué ser una llamada perdida. Si quien llama puede dejar un mensaje, y tú lo escuchas a tiempo, la conversación solo se aplaza. Ese es el papel del buzón de voz.
¿Qué es un buzón de voz?
Es el contestador del teléfono, trasladado a la red o a la centralita. Antes era un aparato con una cinta; hoy es un servicio que guarda los mensajes como archivos de audio.
En una empresa hay varios tipos de buzón:
- Personal. El de cada extensión: recibe los mensajes de quien preguntaba por esa persona.
- De grupo o departamento. Compartido, por ejemplo, por todo el equipo de ventas. Lo revisa cualquiera del grupo.
- General o de cierre. El que recoge las llamadas fuera de horario.
El buzón no es el final de la llamada. Es una forma de que la llamada no se pierda del todo y de que alguien la devuelva.
Relacionado con este artículo
WhatsApp en tu centralita
- Tu número actual con varios agentes
- Webphone y app móvil
- Ilimitado y con API por 25 €/mes
10 €/mes + IVA
Ver WhatsApp BusinessCómo funciona
- La llamada no se atiende. Nadie contesta, la línea está ocupada o es fuera de horario.
- Un desvío la envía al buzón. Es una regla de desvío de llamadas o del horario y festivos.
- Suena el saludo. Es una locución telefónica que grabas tú o generas con voz sintética.
- Se graba el mensaje. Normalmente hasta un tiempo máximo.
- Te avisa. Con un indicador en el teléfono o la app, o con el audio en tu correo.
Lo que más falla no es la tecnología, sino el seguimiento. Un buzón que nadie revisa es peor que no tenerlo: el cliente cree que le llamarán y no ocurre. Decide quién revisa cada buzón y en qué plazo se devuelve la llamada.
Ejemplo
Una clínica veterinaria de Almería tiene dos veterinarios y una auxiliar. Durante las operaciones nadie puede coger el teléfono y, al salir, no sabían quién había llamado.
Ahora, si nadie contesta en 20 segundos, la llamada va a un buzón de grupo. El saludo pide nombre, nombre de la mascota y motivo, y avisa de que las urgencias deben llamar a otro número. Los mensajes llegan al correo de la clínica y la auxiliar los devuelve al terminar cada intervención. Las llamadas perdidas se convierten en citas.
Buzón de voz en Universal Telecom
La centralita virtual de Universal Telecom permite definir horarios con mensaje automático y buzón fuera de horario, por departamento, y desvíos al buzón cuando nadie contesta. Si trabajas solo, el número virtual incluye horario y buzón de voz en un número que suena en tu móvil.
Decide quién revisa cada buzón antes de activarlo. Compara opciones en precios.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe decir el mensaje del buzón de voz de una empresa?
El nombre de la empresa o de la persona, que ahora no podéis atender, qué datos debe dejar quien llama (nombre, teléfono y motivo) y cuándo vas a devolver la llamada. Mejor en menos de 20 segundos.
¿Puedo recibir los mensajes del buzón por correo?
En muchas centralitas sí: el mensaje llega como archivo de audio al correo del usuario o del departamento, y algunas añaden la transcripción en texto. Así no hace falta llamar al buzón para escucharlo.
Términos relacionados
- Desvío de llamadas El desvío de llamadas es la función que envía automáticamente las llamadas de un número o extensión a otro destino, antes de que nadie conteste. Puede aplicarse siempre o solo en ciertos casos: si la línea está ocupada, si no contestas o si no estás disponible.
- Locución telefónica Una locución telefónica es un mensaje de audio pregrabado que la centralita reproduce a quien llama: el saludo de bienvenida, las opciones de un menú, los avisos durante la espera o el mensaje de fuera de horario. Puede grabarla una persona o generarse con voz sintética.
- Llamadas perdidas Las llamadas perdidas son las llamadas entrantes que no llegan a hablar con nadie de la empresa: porque nadie contesta, porque quien llama cuelga mientras espera (llamada abandonada) o porque entran fuera de horario sin una alternativa.
- Horario y festivos de la centralita El horario y festivos de una centralita es el conjunto de reglas de calendario que deciden qué ocurre con cada llamada según la hora, el día de la semana y los festivos: en horario, pasa al menú o a las colas; fuera de horario, suena un mensaje, va al buzón o se desvía.