Ciberseguridad en telecomunicaciones: 5 errores de una pyme

Si no sabes quién cambia un desvío o quién puede llamar a determinados destinos, no controlas los riesgos de tu telefonía. La ciberseguridad en telecomunicaciones exige revisar accesos, llamadas salientes, desvíos, continuidad del servicio y grabaciones. Cambiar contraseñas no basta.

En resumen:

• Compartir la cuenta de administración dificulta identificar quién modificó una extensión o un desvío.
• Revisar los permisos de llamadas salientes y los destinos autorizados ayuda a detectar configuraciones innecesarias.
• Ante un fallo de conexión, el plan debe indicar dónde se recibirán las llamadas y cómo se probará el desvío.
• Proteger las grabaciones exige definir quién puede escucharlas y revisar las condiciones aplicables a su conservación.

Empieza por comprobar lo que puedes cambiar y quién puede hacerlo. Consulta las funciones de la centralita virtual y pregunta a tu proveedor qué controles ofrece antes de dar ninguno por supuesto.

¿Qué falla cuando varias personas usan la misma cuenta de la centralita?

Cuando varias personas comparten la cuenta de administración de la centralita, resulta difícil atribuir quién modificó una extensión, una cola o un desvío; además, si un antiguo empleado conoce la contraseña, retirarle el acceso exige cambiarla para todos los que la usan.

Empieza por identificar quién entra en la centralita y para qué. Después, revisa qué permisos necesita cada persona: quien atiende llamadas no tiene por qué poder cambiar la configuración. Asigna accesos individuales siempre que el proveedor lo permita y comprueba qué ocurre cuando alguien deja la empresa o cambia de puesto.

Si la centralita solo admite una cuenta compartida, pregunta al proveedor cómo limitar su uso y cómo comprobar los cambios. Documenta quién autoriza cada modificación. Para ampliar esta comprobación al resto del servicio, consulta cómo revisar la telefonía de una pyme.

¿Por qué hay que revisar los permisos de las llamadas salientes?

Hay que revisar los permisos de las llamadas salientes porque determinan qué usuarios o extensiones pueden llamar y a qué destinos. Si quedan abiertos sin criterio, la empresa puede tardar en identificar llamadas que no reconoce y no tendrá claro qué acceso limitar ni a quién pedir ayuda para detenerlas.

Define qué destinos necesita cada equipo y revisa si las extensiones conservan permisos que ya no usa. Un canal SIP permite cursar una llamada a través de la conexión entre la centralita y el proveedor. Si tienes centralita propia, consulta cómo funciona el SIP Trunk para conectar una centralita propia antes de decidir qué controles necesitas.

Pregunta al proveedor si permite restringir destinos por extensión, consultar la actividad saliente y bloquear llamadas ante un uso no reconocido. Pide también el procedimiento de aviso y bloqueo: descubrir el problema no sirve de mucho si nadie sabe quién debe actuar.

¿Qué riesgo tiene no revisar los desvíos de llamadas?

Un desvío que nadie revisa puede enviar llamadas a un número antiguo, al móvil de alguien que ya no atiende o a un destino ajeno a la empresa; si además se permiten cambios sin supervisión, resulta difícil saber cuándo cambió el recorrido y quién lo autorizó.

Comprueba periódicamente estos recorridos con llamadas de prueba:

• Números principales: verifica qué extensión, cola o número recibe cada llamada.
• Colas: comprueba adónde va la llamada cuando nadie la atiende.
• Llamadas fuera de horario: confirma que llegan al destino previsto cuando la oficina está cerrada.

Anota el destino real de cada prueba y quién autoriza los cambios. Si una llamada no llega donde esperabas, corrige el desvío y vuelve a probarlo.

¿Qué ocurre si falla la conexión de la que depende la telefonía?

Si falla la conexión de la que depende la telefonía, la pyme puede dejar de recibir llamadas en sus extensiones habituales; por eso necesita saber dónde entrarán esas llamadas, quién activará la vía alternativa y cómo comprobará que funciona, antes de que se produzca una caída.

Evitar accesos indebidos protege la centralita. Mantener la atención durante una caída exige otro plan. Identifica qué números dependen de la conexión de la oficina y acuerda con el proveedor qué opciones hay para recibir las llamadas si deja de funcionar. Al revisar la conectividad de fibra y móvil, pregunta qué depende de cada enlace y qué tendría que hacer el equipo.

Después, asigna a una persona la activación del procedimiento y a otra su comprobación. Haz una prueba: llama al número principal desde fuera, verifica quién responde y confirma cómo se vuelve al funcionamiento habitual. Un plan que nadie ha probado sigue siendo una hipótesis.

¿Por qué no basta con activar la grabación de llamadas?

No basta con activar la grabación de llamadas porque guardar el audio sin definir para qué se utiliza, quién puede escucharlo y cuándo se elimina deja conversaciones accesibles más allá de lo necesario; antes de grabar, la pyme debe fijar una finalidad, restringir el acceso y revisar qué información facilitar a quien llama.

Separa la configuración técnica de la revisión jurídica. Pregunta al proveedor dónde quedan los archivos, cómo se limita el acceso y cómo se retira cuando alguien deja de necesitarlo. No presupongas que la centralita ofrece controles que no has comprobado.

Antes de activar la grabación, revisa la información que recibirá quien llama y el criterio para conservar los archivos. No des por hecho que siempre necesitas consentimiento ni fijes un plazo por intuición. Usa la guía de grabación telefónica para preparar las preguntas y contrasta las respuestas con asesoramiento jurídico actualizado.

Preguntas frecuentes

¿Las llamadas por internet son menos seguras que las de una línea tradicional?

No necesariamente: el riesgo depende de cómo se gestionen los accesos, la conexión y la configuración del servicio. Cambiar de tecnología no elimina los errores de administración. Al comparar proveedores, pregunta qué controles puedes gestionar, cuáles dependen de ellos y cómo comunicar una incidencia. Pide que las respuestas queden por escrito.

¿Cómo puedo reconocer una llamada que suplanta el número de mi empresa?

No puedes confirmar una suplantación solo porque alguien afirme haber recibido una llamada que mostraba tu número. Pídele la hora, el número al que llamaron y una descripción de lo ocurrido. Comprueba si tu empresa reconoce esa llamada y traslada la información al proveedor para que investigue qué puede verificar.

¿Qué información debo preparar antes de comunicar un incidente al proveedor?

Prepara una descripción concreta de lo ocurrido, cuándo empezó y qué números, extensiones o personas parecen afectados. Conserva los avisos recibidos y anota los cambios que haya hecho tu equipo desde que detectó el problema. Indica también si todavía puedes recibir y realizar llamadas: ayudará al proveedor a entender qué debe revisar primero.

¿Qué preguntas sobre seguridad debo hacer antes de contratar telefonía para mi pyme?

Pregunta quién administra las cuentas, cómo se autorizan los cambios y qué opciones hay para controlar las llamadas salientes. Aclara también cómo se atenderán las llamadas si falla la conexión, cómo se comunica una incidencia y qué tareas corresponden a tu empresa. No des por incluida una función que el proveedor no confirme.

Pide una revisión de los accesos, desvíos y continuidad de tu telefonía.

Pide una revisión de los accesos, desvíos y continuidad de tu telefonía.

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Escrito por Mehdi Chouikh (se abre en una pestaña nueva), CEO.