Números 400 para llamadas comerciales: guía de verificación

Si haces llamadas comerciales y te preguntas si necesitas números de la serie cuatrocientos, no cambies aún tu numeración. Primero verifica qué dice la disposición oficial vigente y si afecta a tus campañas. Después consulta al proveedor, revisa la identificación de las llamadas salientes y prueba qué ocurre cuando alguien devuelve la llamada.

En resumen:

• Antes de contratar numeración de la serie cuatrocientos, comprueba la fuente oficial y si tu actividad está incluida.
• El número que ve el destinatario y el utilizado para originar la llamada requieren comprobaciones distintas.
• Cambiar el número de una campaña no sustituye la revisión de las condiciones para llamar ni del tratamiento de datos.
• Revisa con el proveedor la configuración saliente, las devoluciones y el procedimiento si una llamada falla.

Si usas un automarcador para campañas salientes, incluye su configuración en las pruebas antes de activar la campaña.

¿Qué exige la norma sobre números 400 para llamadas comerciales?

La norma sobre números 400 para llamadas comerciales solo puede concretarse tras consultar la disposición oficial vigente en el BOE y la información de la CNMC: sin esas fuentes no cabe afirmar que su uso sea obligatorio, a qué empresas o llamadas afectaría ni desde cuándo sería exigible.

Antes de pedir un cambio al proveedor, localiza el texto oficial, anota su fecha de publicación y comprueba su estado de vigencia. Después, separa lo que el texto obliga de lo que permite o propone. Un anuncio sobre numeración no basta para modificar una campaña.

Revisa también cómo define las llamadas afectadas y si establece excepciones. Si no puedes confirmar esos extremos, deja la decisión pendiente: cambiar el número que aparece al destinatario sin saber si corresponde a tu actividad puede generar trabajo innecesario. La página sobre opciones de número virtual sirve para explorar numeración, no para acreditar una obligación legal.

¿Cómo saber si tu campaña necesita un número 400?

Para saber si tu campaña necesita un número de la serie cuatrocientos, clasifica cada llamada saliente por su finalidad, contrástala con el ámbito del texto oficial aplicable y consulta al proveedor qué numeración admite para ese uso. El equipo que llama y el número que utiliza hoy no bastan para tomar la decisión.

Separa las llamadas cuyo objetivo es ofrecer un producto de las que responden a una consulta o gestionan un pedido. Anota el motivo de cada flujo, aunque salga de la misma cola. Después, comprueba qué líneas fijas, móviles o virtuales utiliza cada uno, sin dar por válida ninguna alternativa antes de verificarla.

Si no tienes claro qué número usa cada equipo, empieza por una revisión de la telefonía de tu pyme. No cambies la identificación de toda la empresa basándote solo en cómo llamáis internamente a la campaña.

¿Cómo se contrata y configura la numeración para llamar?

Para contratar y configurar la numeración de una campaña saliente, pide al proveedor que confirme por escrito la disponibilidad, quién será titular del número y qué identificador verá el destinatario; después, comprueba con tu equipo que ese número aparece en las llamadas y que las devoluciones llegan al destino previsto.

Antes de activar la campaña, revisa estos puntos con el proveedor:

• Asignación: qué número podrá facilitarte y a nombre de quién quedará.
• Identificación: qué número verá el destinatario y cómo podéis comprobarlo con llamadas de prueba.
• Devoluciones: si el número admite llamadas entrantes y dónde se atenderán; si no las admite, qué ocurrirá cuando alguien intente devolver la llamada.
• Compatibilidad: si funciona con el sistema desde el que llama tu equipo.

Si utilizas una centralita virtual de empresa, comprueba también el destino de las devoluciones y los desvíos. No des por buena la configuración solo porque la llamada saliente se complete.

¿Qué obligaciones siguen vigentes aunque cambies de número?

Cambiar el número que ve el destinatario no resuelve por sí mismo las demás cuestiones de una campaña comercial: con qué base se contacta a cada persona, cómo se registra y atiende su oposición a nuevos contactos y, si se graba la conversación, qué información debe recibir. Comprueba cada punto en las fuentes oficiales aplicables antes de llamar.

Separa la revisión en tres tareas. Primero, documenta por qué figura cada contacto en la campaña; esta guía sobre consentimiento comercial ayuda a ordenar la comprobación, pero no sustituye la fuente normativa. Después, define dónde anotará el equipo una oposición y cómo evitará volver a incluir ese contacto.

Si grabas, revisa por separado qué información corresponde facilitar y cuándo. Pide al responsable de la campaña que valide el guion y el procedimiento antes de activar las llamadas, no después de recibir una queja.

¿Qué debes probar antes de lanzar la campaña?

Antes de lanzar la campaña, haz llamadas de prueba desde cada vía que usará el equipo, comprueba el número que ve el destinatario y devuelve la llamada para verificar quién la atiende. Prueba también los desvíos y acuerda cómo detener las llamadas si falla la identificación o nadie recibe las devoluciones.

• Número visible: compáralo con el previsto para la campaña en el teléfono receptor.
• Devolución: llama desde fuera y comprueba dónde entra la llamada.
• Desvíos: simula que nadie contesta y verifica el destino.
• Incidencias: anota el fallo y el equipo afectado. Si trabajáis con fichas de cliente, revisad la integración de CRM en centralita.
• Fallo: designa quién detiene las llamadas y avisa al proveedor.

Estas son pruebas operativas. Para decidir si el número mostrado es adecuado para la campaña, contrástalo con la disposición oficial aplicable.

Preguntas frecuentes

¿Puede una pyme conservar su número actual para llamadas que no sean comerciales?

No cambies el número de todas tus líneas por el hecho de hacer campañas comerciales. Separa las llamadas por finalidad y consulta la disposición oficial vigente antes de decidir qué numeración corresponde a cada una. Pide también al proveedor que confirme cómo se configura la identificación de las llamadas salientes.

¿Puede el destinatario devolver la llamada a un número 400?

No lo des por hecho: confirma con el proveedor si el número admite llamadas entrantes y cómo se gestionan. Pide una prueba de devolución desde un teléfono ajeno a la empresa. Si la llamada no llega a una extensión o cola atendida, resuelve ese recorrido antes de usar el número en una campaña.

¿Se puede portar un número 400 a otro proveedor?

No planifiques una portabilidad sin confirmar antes si esa numeración la admite y bajo qué condiciones. Consulta la información oficial aplicable y solicita respuesta por escrito a los proveedores implicados. Pregunta también qué pasaría con las llamadas salientes y entrantes durante el cambio, sin asumir un plazo hasta tenerlo confirmado.

¿Qué debe pedir la empresa al proveedor para acreditar cómo se identifica cada llamada?

Pide una confirmación escrita del número que se mostrará al destinatario para cada vía de salida: centralita, desvíos y llamadas hechas fuera de ella. Solicita además un registro de las pruebas realizadas y un contacto para comunicar incidencias. Ese registro ayuda a detectar errores de configuración; no sustituye la comprobación de la norma aplicable.

¿Qué pasa si un agente llama desde su móvil de empresa?

Revisa esa llamada como una vía de salida distinta: comprueba qué número ve el destinatario y contrasta su uso con los requisitos aplicables a la campaña. No supongas que la configuración de la centralita controla las llamadas hechas directamente desde el móvil. Solicita una demostración para revisar cómo organizar las llamadas comerciales salientes de tu equipo.

Solicita una demostración del automarcador para revisar cómo organizar tus llamadas comerciales salientes.

---

Escrito por Mehdi Chouikh (se abre en una pestaña nueva), CEO.